Privacy en disclaimer

Dit privacy statement betreft verwerkingen die worden verricht door Jeugdformaat.

Gegevens organisatie
Naam: Stichting Jeugdformaat
Bezoekadres: Fleminglaan 12, 2289 CP  Rijswijk
Postadres: Postbus 1178, 2280 CD  Rijswijk
KvK-nummer: 7255600
Telefoon: 070 3512751
Algemeen e-mailadres: info@jeugdformaat.nl

Als je vragen hebt, of als je gebruik wilt maken van een van je individuele rechten, kun je contact opnemen met onze functionaris voor de gegevensbescherming.

Gegevens functionaris gegevensbescherming
Naam: R. Kok
Postadres: Postbus 1178, 2280 CD  Rijswijk
E-mailadres: r.kok@jeugdformaat.nl
Telefoon: 070 3512751

 Het verwerken van uw persoonsgegevens door Jeugdformaat heeft tot doel de hulpvraag, de geboden jeugdhulp en de resultaten vast te leggen, zodat:

●    de voortgang van de jeugdhulp kan worden bewaakt;

●    de hulpverlening van de verschillende hulpverleners op elkaar kan worden afgestemd;

●    verantwoording kan worden afgelegd aan de cliënt, de ouder(s) dan wel de

      pleegouder(s) en aan instellingen of functionarissen die onder meer tot taak hebben

      de verleende jeugdhulp te volgen;

●    een verantwoorde beleidsvoering en een zorgvuldige kwaliteitsbewaking mogelijk is;

●    de ontwikkeling van beleid en wetenschappelijk onderzoek mogelijk is;

●    aan wettelijke verplichtingen die onder meer samenhangen met contractvoorwaarden

      van gemeenten wordt voldaan;

●    intern onderzoek ter verbetering van de hulpverlening mogelijk is.

Jeugdformaat legt de gegevens die nodig zijn voor de begeleiding van de pleegouder vast in een

Pleegouderdossier. Het betreft de volgende gegevens:

●    naam, adres, geboortedatum, emailadres, telefoonnummer van de pleegouder en

      overige gezinsleden verblijvend op hetzelfde adres;

●    geldige verklaring van geen bezwaar (VGB) voor alle gezinsleden van 12 jaar en

      ouder;

●    de rapportage (screeningsverslag) van het voorbereidingsprogramma of het verslag

     van het netwerkonderzoek;

●    de veiligheidschecklist;

●    pleegcontracten die met de pleegouder zijn afgesloten voor opvang van cliënt;

●    afspraken en doelen m.b.t. de opvoeding en verzorging van het pleegkind

     (pleegouderplan);

●    de rapportages over de begeleiding van de pleegouder gedurende de plaatsing van

      een cliënt (evaluatieverslag);

●    aantekening van de verstrekking van pleegoudergegevens uit het dossier aan iemand

      van buiten de eigen instelling;

●    (een afschrift van) correspondentie die met pleegouders en anderen (bijvoorbeeld

      Gecertificeerde Instelling of andere hulpverleners) is gevoerd;

●    gegevens die dienen ter verantwoording van de geleverde jeugdzorg;

●    alle overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan wettelijke registratieverplichtingen.

Jeugdformaat legt de gegevens in verband met de hulp aan de cliënt vast in een cliëntdossier. Het betreft de volgende gegevens:

·       naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en –land van de cliënt, van zijn/haar ouder(s), die al dan niet het gezag over hem/haar uitoefenen en zo nodig achtergrondinformatie van een ieder die tot zijn/haar (pleeg)gezin en familie behoort;

·       het Burgerservicenummer (BSN) van de cliënt;

·       bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens. Jeugdformaat heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van bijzondere persoonsgegevens met het oog op de verzorging, opvoeding of emotionele ontwikkeling van de cliënt zodat de juiste hulp ingezet kan worden.

·       gegevens van andere instellingen die de aanspraak op jeugdhulp voor de cliënt hebben vastgesteld, die jeugdhulp bieden of hebben geboden, of onderzoek bij hem/haar doen of hebben gedaan, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor het bieden van effectieve jeugdhulp door Jeugdformaat;

·       het (vervolg)verleningsbesluit met zorgaanspraken;

·       het cliëntplan, voortgangsrapportages, evaluaties, correspondentie en waardering door de cliënt;

·       de voor de zorg noodzakelijke gegevens over de pleegouders, indien pleegzorg wordt geboden aan de cliënt;

·       aantekening van de verstrekking van cliëntgegevens uit het dossier aan iemand van buiten de eigen instelling;

·        gegevens die dienen ter verantwoording van de geleverde jeugdhulp;

·       alle overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan wettelijke registratieverplichtingen.

De meeste persoonsgegevens krijgen we van jezelf. Indien nodig bij de te verlenen jeugdhulp kunnen we, na jouw toestemming, ook gegevens ontvangen van andere jeugdhulporganisaties.

Daarnaast verkrijgen we cliëntgegevens via de Basisregistratie Personen (BRP) of de Verwijsindex. De Verwijsindex is een digitaal programma waarin professionals hulpverleners een signaal kunnen afgeven voor een jeugdige waar zij bij betrokken zijn. De Verwijsindex zorgt ervoor dat alle betrokken professionals goed kunnen samenwerken zodat de jeugdige de begeleiding krijgt die hij of zij nodig heeft.

We verwerken persoonsgegevens die we van derden ontvangen alleen als die door die partij verstrekt mogen worden en we gebruiken deze persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verkregen.

Jeugdformaat zal je vooraf informeren over gevallen waarin je verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door Jeugdformaat verwerkt moeten worden op grond van: een wettelijke of contractuele verplichting en/of; omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst af te kunnen sluiten. In dat geval zal je tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan jouw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat - indien je weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken - Jeugdformaat hieraan de consequenties kan verbinden die zij geraden acht.

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat deze nodig zijn voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst. Het komt erop neer dat we onze cliënten niet kunnen helpen en pleegouders niet kunnen begeleiden, als we geen gegevens van u hebben of mogen bewaren. Daarnaast verwerken we uw gegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en voor het beheer van onze organisatie.

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands godsdienst of gezondheid zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens waarvoor speciale wetten gelden. Dat geldt ook voor strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. In principe is het verboden om deze extra gevoelige persoonsgegevens te verwerken. Wij kunnen echter een beroep doen op een uitzondering op deze regel, omdat wij als hulpverlener/ jeugdzorginstelling deze gegevens mogen verwerken met het oog op een goede behandeling of verzorging van de cliënt. Wij gebruiken deze persoonsgegevens om een goed beeld van de situatie te krijgen zodat wij de jeugdige, de ouders en/of pleegouders en andere gezinsleden goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden. Ook het verwerken van het burgerservicenummer (BSN) mag alleen als de wet dit voorschrijft. Wij mogen het BSN van cliënten op basis van de wet registeren.

Voor zover nodig voor de hulpverlening, hebben binnen Jeugdformaat de volgende personen inzage in uw pleegouderdossier:

·       de hulpverlener(s) die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorg aan de cliënt;

·       de vervanger van de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan de cliënt (niet standaard);

·       de manager van de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan de cliënt;

·       de medewerker die in verband met technische of administratieve ondersteuning taken heeft op het gebied van registratie en dossierbeheer.

Voor zover nodig voor de hulpverlening, hebben binnen Jeugdformaat de volgende personen inzage in het cliëntdossier:

·       de hulpverlener(s) die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorg aan de cliënt;

·       de vervanger van de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan de cliënt;

·       de leidinggevende van de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan de cliënt;

·       de medewerker die in verband met technische of administratieve ondersteuning taken heeft op het gebied van registratie en dossierbeheer.

In sommige gevallen worden jouw persoonsgegevens door samenwerkingspartners van ons verwerkt. Om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens toch veilig zijn, sluiten we overeenkomsten af waarin we afspraken maken over de veiligheid van persoonsgegevens. Dit noemen we verwerkersovereenkomsten. Andere personen hebben alleen toegang als een wettelijk voorschrift Jeugdformaat verplicht tot het verlenen van toegang.

Jeugdformaat mag persoonlijke gegevens van de pleegouder of cliënt niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over de pleegouder of cliënt opvragen. Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van persoonsgegevens toestemming van de pleegouder danwel de cliënt nodig is om de geheimhoudingsplicht te kunnen doorbreken. Daarnaast moeten wij beoordelen of door het uitwisselen van informatie niet de privacy van andere personen wordt geschonden. In de volgende situaties kunnen wij zonder jouw toestemming danwel toestemming van de cliënt informatie met derden uitwisselen:

·       De wettelijke grondslag voor het verstrekken van persoonsgegevens en het Burgerservicenummer van cliënten door Jeugdformaat aan andere instellingen zoals gemeente, het Centraal Administratiekantoor (CAK ), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK) en de zorgverzekeraar wordt geboden door bepalingen in de Jeugdwet. Het betreft hier geen gezondheidsgegevens. Gezondheidsgegevens (die in het cliëntdossier staan) worden alleen verstrekt wanneer de cliënt of ouder(s) daarvoor eerst ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven.

·       Jeugdformaat geeft cliëntgegevens door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk;

·       Jeugdformaat is wettelijke verplicht om de gezinsvoogd informatie te verstrekken;

·       Jeugdformaat is wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit;

·       Jeugdformaat mag gegevens uitwisselen met onze klachtencommissie Jeugdzorg, tuchtcolleges (SKJ) en de rechtelijke macht in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures;

·       Jeugdformaat kan gegevens verstrekken aan Veilig Thuis in het kader van een situatie van (vermoedelijke) kindermishandeling en/of huiselijk geweld. Wij hebben daarvoor namelijk ook een wettelijke grondslag;

·       Jeugdformaat is bevoegd om een melding te doen in de verwijsindex Haaglanden. In de Verwijsindex staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. Wel moet de jeugdige of diens vertegenwoordiger worden geïnformeerd over de opname in de Verwijsindex.

Om goede hulp te verlenen kan het noodzakelijk zijn dat we informatie delen over de cliënt met een andere instantie, bijvoorbeeld de school van de cliënt. Voordat we informatie met andere instanties delen, vragen we de cliënt danwel de wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt altijd toestemming.

We besteden veel tijd en aandacht aan de beveiliging van onze systemen en de persoonsgegevens die daarin zijn opgeslagen. We hebben een Functionaris voor de gegevensbescherming en een speciaal team dat toezicht houdt op de beveiliging en het gebruik van persoonsgegevens. De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers. De veiligheid van ons dataverkeer houden we voortdurend in de gaten. Gaat er toch een keer iets mis, dan ondernemen we meteen actie. Datalekken lossen we op en registreren we. Dat zijn we volgens de wet ook verplicht. We melden ze ook aan de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens) en aan jou, als dat nodig is. verder hebben onze medewerkers een geheimhoudingsplicht. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen uw gegevens inzien en verwerken.

Pleegouders hebben geen recht op inzage in het cliëntdossier. 

Ouders en jeugdigen hebben Recht van inzage in het cliëntdossier. Voor jeugdigen geldt:

·       Is een jeugdige jonger dan 12 jaar? De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inzien. Alleen een ouder met gezag of voogd kan dat namens de jeugdige doen.

·       Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jeugdige als ouder met gezag of voogd  kunnen het dossier inzien. De ouder met gezag of voogd heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.

·       Is een jeugdige 16 jaar of ouder? Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de ouder met gezag of voogd inzage in het dossier? Dan is toestemming van de jeugdige nodig.

·       Is de jeugdige wilsonbekwaam? Dan komt het recht op inzage toe aan de ouder met gezag of voogd. Is de jeugdige 18 jaar of ouder? Dan komt het recht op inzage toe aan de (wettelijk) vertegenwoordiger van de jeugdige.

Je hebt Recht op aanpassing, verwijdering en beperking. Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet juist zijn. Je hebt bovendien het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-up systemen verwijderen. Ook heb je het recht op beperking van jouw persoonsgegevens. Dit recht houdt in dat je kunt aangeven dat jouw gegevens tijdelijk niet gebruikt mogen worden. 

 Je hebt het Recht om jouw toestemming in te trekken. Als het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heb je ook het recht om jouw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking in het geval een andere verwerkingsgrondslag zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van Jeugdformaat.

Je hebt Recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit betekent dat je in bepaalde gevallen het recht hebt om ons te vragen de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, over te dragen aan jouzelf en/of een andere dienstverlener.

Je hebt Recht van bezwaar. Je kunt bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens, als we jouw persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Wij toetsen jouw bezwaar zorgvuldig en stoppen indien nodig met de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Je hebt Recht op informatie. We informeren je vooraf over de doelen en de manieren waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden en over de rechten die je daarbij hebt. Je wordt ook geïnformeerd over de plaats waar documenten, waarin bedoelde regels zijn opgenomen, kunnen worden ingezien of opgevraagd.

Als je gebruik wilt maken van één of meer van deze rechten, dan kun je dit aangeven bij de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg of begeleiding aan jou als cliënt/pleegouder.

 Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Jeugdformaat niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

We bewaren uw gegevens zolang we dat wettelijk verplicht zijn en zo lang als nodig is voor een goede hulpverlening. We gaan daarbij uit van de volgende regels:

·       We bewaren een pleegouderdossier gedurende twintig jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de samenwerking met en inschrijving van de pleegouder beëindigt. Voordat we het pleegouderdossier vernietigen kan de pleegouder desgewenst een kopie krijgen van het dossier.

·       We bewaren een cliëntdossier gedurende twintig jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de jeugdhulp aan de cliënt eindigt, of zoveel langer als nodig is voor een goede hulpverlening. Voordat we het cliëntdossier vernietigen kan de cliënt desgewenst een kopie krijgen van het dossier.

Jouw gegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie (EU).

Heb je algemene vragen over jouw persoonsgegevens? Neemt u dan contact met onze functionaris voor de gegevensbescherming via r.kok@jeugdformaat.nl.

Heb je een klacht over de wijze waarop Jeugdformaat met jouw persoonsgegevens omgaat? Lees dan onze folder “Niet tevreden”. Bespreek jouw klacht met de hulpverlener en/of diens manager om uw onvrede te bespreken. Als jouw klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld kun je jouw klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit privacy statement kan worden aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving en/of aan de wijze waarop we persoonsgegevens verwerken. Deze versie is van 12 mei 2020. De meest recente versie vind u altijd op deze pagina.

Bij het leveren van goede zorg rondom een jeugdige, speelt veilige communicatie en informatieoverdracht van cliëntgegevens een belangrijke rol. Ook privacywetgeving schrijft voor dat privacygevoelige gegevens veilig uitgewisseld moeten worden. E-mailberichten met privacygevoelige informatie aan jeugdigen, ouders en anderen, worden daarom door Jeugdformaat via ZorgMail verstuurd. 

Dit werkt als volgt:

1.     Je ontvangt in jouw mailbox een bericht dat er een beveiligd ZorgMail bericht voor je klaarstaat.

2.     Door in dit bericht op de knop ‘Bericht lezen’ te klikken, ontvang je een toegangscode.

3.     Om het bericht te kunnen lezen, moet je deze code invoeren. 

Een met code beveiligd e-mailbericht blijft 3 maanden beschikbaar. De code is na ontvangst 15 minuten geldig en de code is slechts 1 x te gebruiken. Het bericht kan binnen 3 maanden wel steeds opnieuw geopend worden door in het ZorgMail bericht op “Bericht lezen” te klikken: Er wordt dan een nieuwe code verzonden om het bericht te openen.

Je kunt het e-mailbericht ook downloaden en opslaan in Pdf-formaat en/of via dit e-mailbericht veilig jouw antwoord versturen.

E-mailberichten zonder privacygevoelige informatie worden niet via ZorgMail verstuurd. Je kunt deze e-mailberichten op de normale wijze, zonder code openen.

Voor meer informatie: Lees de handleiding.